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Clinique dentaire : nouveau patientEn clinique dentaire, faire une bonne impression à un patient qui en est à sa première visite se révèle un enjeu pour les dentistes propriétaires. Si votre équipe réussit à assurer un service à la clientèle professionnel et organisé, vous pourriez convertir un client ponctuel en client fidèle pour des années à venir. En matière de service à la clientèle, de petits détails peuvent faire toute une différence!

Travailler avec un logiciel de gestion

D’abord, toute votre équipe gagne à travailler en réseau informatique : votre secrétaire, votre hygiéniste dentaire, vous, etc. Avec un bon logiciel de gestion, il devient très facile d’optimiser votre service à la clientèle et ainsi de rendre efficiente la trajectoire du patient, de son arrivée à la clinique jusqu’à sa sortie. Voici comment.

Trucs faciles pour optimiser votre service à la clientèle

  1. Bâtissez la fiche patient la plus complète possible : un dossier patient rempli avec minutie par votre secrétaire démontre au patient que vos procédures sont organisées et efficaces. C’est une façon de le mettre en confiance.

    Travailler avec des dossiers patients bien construits permet surtout à votre équipe et à vous de gagner en efficacité grâce à des communications internes beaucoup plus rapides, par exemple.

  2. Faites visiter les lieux : rendez votre patient à l’aise, demandez à votre secrétaire de toujours faire la présentation des lieux à un nouveau-venu : où se trouvent les aires d’attente, les vestiaires et les toilettes. Un nouveau patient se sentira en confiance plus rapidement dans ce nouvel environnement et gardera un souvenir positif de sa première visite.
  3. Informez l’équipe dentaire que le patient est arrivé : attention de ne pas faire attendre un patient! S’il est nouveau encore moins. La meilleure façon de procéder consiste à travailler en réseau informatique. Votre secrétaire peut, grâce à certains logiciels de gestion, indiquer que le client est nouveau, mais aussi qu’il est arrivé. Une fonction fort pratique pour aviser en temps réel l’hygiéniste dentaire qui se trouve en salles d’examen, sans avoir à se déplacer.

    Le dentiste peut aussi savoir, en consultant le dossier de son prochain patient, s’il est prêt à être traité. Clairement, travailler en temps réel accélère les soins aux patients à divers moments de leur parcours dans votre clinique.

  4.  Présentez ce nouveau patient à toute votre équipe: pour ce faire, il suffit que votre secrétaire intègre la photo du patient dans son dossier. Vous vous demandez en quoi la photo peut optimiser votre service à la clientèle? En fait, cette photo dans la fiche d’un nouveau patient devient le repère visuel de l’hygiéniste dentaire, par exemple, qui se présentera dans la salle d’attente pour aller chercher ce patient qu’elle n’a jamais vu. En visualisant sa photo dans le dossier, elle sera en mesure de l’identifier parmi les autres clients, de se rendre jusqu’à lui pour l’inviter à la suivre. Cette pratique évite de crier son nom dans l’aire ouverte et favorise la discrétion.

Après le départ de votre patient

Une fois que le nouveau patient a quitté la clinique, votre équipe peut continuer à lui faire bonne impression :

  • en lui demandant des commentaires ou en lui envoyant une infolettre promotionnelle par courriel;
  • en lui faisant ses rappels de rendez-vous selon ses préférences (téléphone, courriel ou texto);
  • en lui envoyant des souhaits le jour de son anniversaire.

Ces actions « après-vente » peuvent devenir une tâche administrative complexe si elles sont faites manuellement ou avec un logiciel de gestion désuet. Par contre, elles peuvent se faire en un clic avec des solutions technologiques plus avancées qui offrent ces fonctionnalités.

Bref, ces petites attentions vous démarqueront de vos concurrents. Rappelez-vous qu’un bon service à la clientèle – sans oublier un beau sourire! – demeure le meilleur moyen de fidéliser de nouveaux clients.

 

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