La solution informatique de votre clinique dentaire est désuète ou déficiente? Vous avez tenté par tous les moyens de mieux coordonner lesrendez-vous, les suivis et les horaires de vos patients, mais malgré tout, rien ne s’améliore?
Une solution s’impose à vous : vous devez changer votre logiciel de gestion.
Avant d’entreprendre ce changement justifié, mais névralgique, vous devez considérer des éléments fondamentaux qui vous éviteront certaines surprises. Car selon une étude sérieuse de Standish Group « IT project failure » réalisée en 2012, 18 % des projets informatiques d’envergure sont voués à l’échec, tandis que 43 % ont des dépassements de coûts ou des retards de livraison.
Pour vous éviter ces problématiques, voici 5 conseils pour réussir la migration d’un logiciel de gestion vers un autre :
- Définissez vos besoins. Comme « le diable est dans les détails », il ne faut surtout pas lésiner sur cette première étape. Une mauvaise planification initiale est la principale cause de l’échec d’un projet. Réfléchissez à vos besoins. Notez-les. Et prenez le pouls des autres utilisateurs de votre clinique.
- Impliquez les utilisateurs. Ce sont les membres de l’équipe, les utilisateurs du logiciel de gestion, qui seront impactés par ce changement de pratique. Une équipe impliquée dans la recherche de solutions sera beaucoup plus encline à participer aux différentes étapes de l’appropriation des outils informatiques mis en place. En plus d’être une marque de confiance envers les utilisateurs, c’est un gage de succès pour l’entreprise.
- Déléguez. Faute d’avoir le temps ou l’énergie, nommez un porteur de dossier à l’interne parmi les utilisateurs de votre clinique. Choisissez-le pour ses capacités d’analyse, pour sa vision d’ensemble, sa compétence technologique, son intérêt, sa bonne connaissance des budgets et des priorités de votre clinique. Mais aussi, choisissez-le pour son sens de la réussite. Ce porteur de dossier deviendra la courroie de transmission entre vous, les fournisseurs et les autres utilisateurs.
- Subdivisez le projet s’il devient trop gros. Avant d’implanter un logiciel de gestion, posez-vous la question : le système technologique actuel à la clinique est-il compatible avec ce futur outil? Si ce n’est pas le cas, vous devrez commencer par l’adaptation de votre système informatique, par sa mise à jour. L’objectif de départ sera ainsi subdivisé en sous-projets.
- Faites le bon choix de partenaires. Cette étape consiste à choisir les fournisseurs externes qui mettront en application vos besoins informatiques. Comme le logiciel de gestion doit être compatible avec la plateforme technologique en place dans la clinique, vous aurez certainement à travailler avec deux fournisseurs. Bien qu’ils puissent être indépendants des solutions retenues, assurez-vous qu’ils fonctionnent de pair et qu’ils soient solidaires de votre réussite.
En terminant, n’hésitez pas à demander conseil auprès d’autres utilisateurs. Sonder l’état de satisfaction d’autres consommateurs demeurera le meilleur moyen de consolider votre décision finale. Et de réussir l’implantation et l’opérationnalité à long terme de votre nouveau logiciel de gestion.
Bon succès!
