Dans une clinique dentaire, le rôle d’une secrétaire est central, puisque c’est elle qui coordonne l’ensemble des pratiques quotidiennes. À juste titre, plusieurs cliniques les appellent d’ailleurs coordonnatrice. Comme plusieurs de ses tâches sont récurrentes, un logiciel de gestion se révèle l’outil technologique idéal pour l’aider à orchestrer les activités de laclinique dentaire.
La plupart des logiciels de gestion de cabinets de dentistes offrent des fonctions méconnues ou sous-utilisées, qui peuvent pourtant lui faciliter la vie et, du coup, vous aider à rendre vos journées plus profitables.
En voici quelques-unes à découvrir ou à redécouvrir.
1. Gérer l’horaire des ressources cliniques d’un seul clic
Il peut être difficile de gérer toutes les particularités des disponibilités de tous et chacun. Pour éviter que la gestion des horaires devienne un enfer, il existe des fonctions qui peuvent optimiser le travail des secrétaires en leurs faisant sauver du temps. Possibilité de gérer les horaires :
- par ressource ou par salle.
- par jour, par semaine, par mois.
- par exclusion de journée.
- par unité de temps flexible (5, 10 ou 20 minutes).
- par catégorie de pratique (consultation, chirurgie, etc.).
2. Optimiser l’horaire des patients en les connaissant mieux, car l’horaire est le point central de la vie de secrétariat. Tout doit donc partir de ce point pour la réception :
- Vue centrale en un seul coup d’œil.
- Jauge d’assiduité pour chaque patient.
- Accès au dossier numérique complet de chaque patient.
- Historique des changements de rendez-vous.
- Confirmation des rendez-vous selon la méthode préférée du patient.
3. Faciliter les rappels aux patients et optimiser leur présence à la clinique.
Comme le temps est la denrée la plus périssable qui existe, le but ultime de sa gestion est de s’assurer que les patients se présentent à leur rendez-vous. Sinon, d’avoir des alternatives.
- Rappel par courriel ou par téléphone, selon le patient.
- Fréquence des rappels automatiques et programmable par patient.
- Liste des rappels organisée par période, par ressource ou par type de rappel.
- Gestion d’une liste des disponibilités, dans le cas où un patient ne peut se présenter à son rendez-vous.
4. Favoriser une bonne communication avec la clientèle
Des options permettent à votre secrétaire, entre autres, de maximiser l’accueil et le départ des patients.
- Une photo du patient, dans son dossier, permet de le reconnaître et de l’accueillir convenablement.
- Le détail des communications avec le patient, pendant et entre les visites, est essentiel pour un travail d’équipe efficace.
5. Éviter ou limiter les erreurs de facturation
- En regroupant plusieurs actes dentaires ensemble; les groupes de facturation rendent rapide et concise cette étape.
- En traitant les réclamations d’assurance directement pour le patient.
- En retraçant le cheminement depuis la recommandation jusqu’à la facturation, le logiciel de gestion élimine pratiquement toutes les erreurs possibles.
6. Accélérer les fermetures de fin de journée
Une routine abrégée permet la balance des opérations journalières.
- L’utilisation de rapports simples permet la gestion concise des encaisses.
7. Organiser efficacement les rencontres d’équipe
De par sa fonction de communication avec les patients, la secrétaire joue un rôle central dans l’équipe.
- La maitrise de l’outil de gestion lui permet de comprendre et d’adapter son niveau d’interaction avec les patients. Elle complète et souvent termine les interventions des autres membres de l’équipe.
8. Sécuriser l’accès aux données
Tout aussi importante que les données eux même, la gestion des accès au logiciel de gestion vous assure la tranquillité d’esprit.
- Accès par mot de passe exclusif à chaque utilisateur.
- Historique des accès par utilisateur.
- Limitation des accès pour chaque option du logiciel de gestion.
- Gestion des accès par groupe d’utilisateurs.
Cette liste de fonctions de base n’a pas la prétention d’être complète, et tous les logiciels de gestion ne les offrent pas non plus. Nous vous conseillons de discuter de ces fonctions avec votre secrétaire pour vous assurer qu’elle les connaisse, mais surtout qu’elle les utilise. Vous ne pourrez qu’en bénéficier!
Par ailleurs, si vous souhaitez nous suggérer de nouvelles fonctions, n’hésitez pas à nous en faire part.Toute contribution à l’amélioration de Maximus+, notre propre logiciel de gestion, est la bienvenue!
Pour obtenir une présentation gestuite des fonctionnalités du logiciel de gestion Maximus+ dans votre clinique dentaire, cliquez ici.
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