Voilà une question à laquelle il est bien difficile de répondre. Certains diront même : jamais! Pourtant, vous avez peut-être déjà choisi le nouveau logiciel de gestion qui répond le mieux à vos besoins, et il ne vous reste plus qu’à décider du moment de l’année pour procéder au changement. Vous analysez votre calendrier, puis déterminez un moment propice, et voici qu’un imprévu survient et vous remettez le tout à plus tard. Cependant, un emploi du temps chargé n’est peut-être pas toujours le problème…
Misez sur le potentiel de votre nouveau logiciel de gestion
Voyons la question sous un autre angle. Avant de fixer une date, prenez un peu de temps pour vous remémorer les raisons qui vous ont poussé à changer de logiciel de gestion. En effet, si vous avez pris cette décision, c’est que vous aviez constaté des lacunes dans votre gestion actuelle. Prenez conscience de la nécessité de procéder à la transition en misant sur tout le potentiel du nouveau logiciel que vous avez choisi. Dressez la liste des avantages qui, en bout de piste, vous permettront de gagner en temps et en efficacité. À l’issue de vos réflexions, vous constaterez que, à compter de maintenant, vous devez faire de ce projet une priorité. Par la suite, il sera plus facile pour vous de déterminer un moment et de vous en tenir à votre décision.
Une équipe bien formée avant tout
Prévoyez les séances de formation qui doivent précéder la période d’implantation. Votre fournisseur devrait vous offrir de la formation pour vous et vos employés afin que vous soyez rapidement autonomes avec le nouveau logiciel. Si toute votre équipe est bien préparée, cela allègera l’étape d’implantation et vous encouragera à la maintenir à votre agenda.
Du soutien technique s’il vous plaît!
Sachez aussi que la plupart des fournisseurs de services en logiciel de gestion offrent un soutien technique tout au long de l’implantation, même bien au-delà. Ainsi, vous ne serez pas seul durant cette étape importante pour votre clinique. Avant de choisir le moment de la transition, discutez avec votre fournisseur de ses services en soutien technique. L’important demeure que vous soyez en mesure de bien servir vos clients malgré la période d’adaptation qui suivra l’implantation.
Cherchez les moments propices
Bien sûr, chaque clinique connaît des moments très achalandés et des périodes d’accalmie. Vérifiez l’agenda des rendez-vous des dernières années et vous constaterez sans doute qu’il existe des semaines plus propices aux formations et à l’implantation du logiciel. Si vous vous y prenez bien à l’avance, ce sera plus facile d’organiser vos rendez-vous et, par conséquent, toute autre activité de la clinique!
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