Le domaine dentaire évolue continuellement, et ce de plus en plus grâce aux outils offerts sur Internet. Les dentistes, autant que leurs patients, souhaitent bénéficier des nombreuses commodités que leur offrent les nouvelles technologies. Ainsi, plusieurs cabinets dentaires permettent maintenant à leurs patients de prendre des rendez-vous en ligne grâce à un agenda disponible sur leur site web.

Vous avez aussi envie d’offrir ce service supplémentaire? Lisez ces quelques réflexions afin de prendre une décision éclairée.

L’agenda en ligne allègera-t-il les tâches de votre secrétaire?

À cette question, nous répondrons… probablement pas, même si le patient jouira d’une plus grande autonomie dans sa démarche de prise de rendez-vous. En effet, ce dernier choisira l’heure qui lui convient selon les disponibilités du calendrier mis en ligne et enverra sa demande au système. Jusqu’ici, tout va bien. Nous pourrions même croire que l’envoi automatisé d’une simple confirmation au patient achèvera le processus, sans l’intervention de votre secrétaire, et que l’agenda sera mis à jour simultanément. Aussi simple, croirez-vous? Peut-être pas.

D’abord, avec un système de prise de rendez-vous en ligne, le patient détermine seulement à quelle heure il pourra se présenter à son rendez-vous. Maintenant, comment évaluera-t-il la durée de ce rendez-vous en fonction des besoins requis par son état? Évidemment, un système de prise de rendez-vous offrira sans doute un espace « raisons de votre demande de rendez-vous », mais ne remplacera pas votre secrétaire pour déterminer combien de temps nécessitera l’intervention ni quelles ressources ou quels professionnels seront requis (dentiste, hygiéniste, etc.).

Bref, le travail de votre secrétaire est important lors de la prise d’un rendez-vous, car c’est elle qui possède les ressources pour évaluer l’état du patient et donc l’espace qu’il occupera dans le calendrier des rendez-vous. Même si le patient prend son rendez-vous en ligne, votre secrétaire devra le contacter afin d’évaluer son état et ses besoins. Aucun gain de temps en vue!

Ainsi, le recours à un service en ligne n’allègera pas les tâches de votre personnel. Toutefois, il cache peut-être une autre utilité non négligeable…

La pêche aux clients

Certains dentistes ajoutent la prise de rendez-vous en ligne à leurs services pour diverses raisons :

• Se mettre au goût du jour sur le plan des nouvelles technologies et ainsi projeter une image de modernité auprès des patients actuels et potentiels.
• Satisfaire plusieurs patients qui optent déjà pour ce type de service dans plusieurs sphères de leur vie (transactions bancaires, réservations pour les vacances, achats de biens de consommation, etc.).
• Attirer de nouveaux patients en facilitant la prise de rendez-vous. En effet, il est permis de croire qu’un patient potentiel qui cherche un dentiste via le Web pourrait être enclin à prendre rendez-vous plus rapidement s’il peut le faire en ligne, sans avoir à décrocher le téléphone.

Ainsi, oui, il peut être intéressant d’adopter ce nouveau mode de prise de rendez-vous pour votre clinique dentaire. Toutefois, voyez-y avant tout un outil promotionnel et non un moyen d’alléger la gestion de vos rendez-vous!

En terminant, ajoutons que si vous décidez d’aller de l’avant avec ce service, n’oubliez pas d’évaluer, après un certain temps, le nombre de nouveaux patients que l’outil vous aura amenés ainsi que leur taux de rétention. Est-ce que, en majorité, ils ont eu recours à vos services une fois ou deux fois pour ne plus jamais revenir? Pouvez-vous en compter de nombreux parmi eux qui font maintenant partie de vos « fidèles »? Il est important d’évaluer d’abord les résultats d’un nouvel outil avant de l’adopter à long terme. Demandez à votre secrétaire d’assurer ce suivi et de vous soumettre périodiquement des rapports sur vos nouveaux « patients-web ». N’oubliez pas qu’un bon logiciel de gestion dentaire devrait aussi vous aider à faire ce suivi sans problème.

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