Certains dentistes et gestionnaires déplorent la fraude qu’ils subissent au sein de leur clinique dentaire. Même si la plupart d’entre eux peuvent compter sur l’honnêteté et la transparence de leurs employés, il arrive que certaines circonstances particulières puissent amener quelques écarts et permettre à des « éléments » moins honnêtes d’agir!
Par exemple, le fort roulement de personnel qui touche des postes clés dans une clinique, comme celui d’adjointe administrative, peut nuire à l’instauration d’un sentiment de cohésion dans l’équipe. La confiance mutuelle entre les employés s’acquiert avec le temps, dans un climat de travail sain et collégial. Quand on doit souvent s’adapter à de nouveaux membres du personnel, on manque tout simplement de temps pour développer cette confiance essentielle.
C’est pourquoi certaines fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion peuvent aider à favoriser et à maintenir un climat de confiance en protégeant certains accès et en permettant la vérification des transactions. Ainsi, lorsqu’on ferme les portes à la fraude, tous les membres de l’équipe se sentent à l’abri de soupçons éventuels, et les gestionnaires dorment l’esprit tranquille.
Accès limité à certaines fonctions du système de gestion
Vous ne souhaitez pas qu’un nouvel employé ait l’autorisation de supprimer ou de corriger des factures? Pas de soucis! Votre logiciel de gestion vous permet de limiter certains accès à des fonctionnalités de ce type. Par exemple, vous pourriez accorder cet accès uniquement à votre gestionnaire de clinique, si vous en avez un, ou vous l’attribuer à vous seulement.
Il existe bien d’autres applications du système dont le niveau d’accès est « adaptable » selon les employés et la confiance que vous accordez à chacun. Informez-vous auprès de votre fournisseur, si ce n’est déjà fait, pour en savoir davantage. Si vous souhaitez changer de logiciel de gestion dentaire, demandez aux fournisseurs potentiels de vous préciser quelles sont les possibilités d’ajuster les accès. Il en va de la prospérité de votre clinique!
Rapports de transactions pour prévenir la fraude
Un logiciel de gestion adéquat vous permet aussi de produire régulièrement des rapports de transactions qui mettront en lumière les incongruités touchant aux opérations. Ainsi, vous vous assurez que vos employés ont bien facturé tous les patients qui ont visité votre clinique et que les dépôts effectués correspondent aux transactions enregistrées dans le système. Émettre et consulter régulièrement ce type de rapport constitue une bonne habitude à maintenir dans votre clinique. Si le temps vous manque, déléguez cette tâche au gestionnaire de clinique, si vous en avez un.
Journal des transactions
Cette fonction s’avère particulièrement intéressante si vous souhaitez mieux comprendre une situation particulière comme une annulation de rendez-vous. En effet, cette fonctionnalité vous permet de retracer l’historique de toutes les transactions enregistrées dans la gestion des prises de rendez-vous. Vous y trouverez les changements apportés aux rendez-vous des patients et qui en ont été les auteurs. Ainsi, dans le cas d’incompréhensions ou d’erreurs, on sait à qui se référer pour mieux comprendre ou corriger le tir. Pour éclaircir une situation, c’est la fonction toute désignée! Elle aide à maintenir un climat de confiance, puisque tout est inscrit. Pas de place pour les « zones grises » et la méfiance! Le journal des transactions est disponible pour la gestion des rendez-vous mais aussi pour d’autres dossiers d’un bon système de gestion dentaire.
Il s’agit là de quelques exemples de bonnes pratiques que vous pouvez observer via votre logiciel de gestion, s’il est bien choisi et adapté à vos besoins. Grâce à lui, les comportements parfois douteux sont révélés plus rapidement et sans ambiguïté. Des situations qui pourraient traîner bien longtemps se règlent ainsi rapidement et sans trop de conséquences. Bien sûr, l’idéal demeure toujours de collaborer avec son équipe dans un climat de totale confiance. Toutefois, les circonstances nous forcent parfois à prendre des mesures pour nous assurer que cette confiance demeure justifiée!
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